Desde 2019, registrar la jornada de tus trabajadores es obligatorio. Desde 2025, si tienes más de 50 empleados, ese registro tiene que ser digital, inalterable y con trazabilidad. Con la ley de 2026 ya en vigor, esa exigencia se aplica a todas las empresas, sin excepción.
Las multas ya no son por empresa: son por cada trabajador afectado, con importes de hasta 10.000 € por infracción. La Inspección de Trabajo lo sabe, y lo está aplicando.
Un software de fichaje resuelve el problema en oficinas con ordenadores. Pero en una nave industrial, un almacén, un comercio con varios turnos o cualquier entorno sin pantallas fijas, necesitas algo diferente: un sistema de control horario físico, integrado con tus accesos y gestionado desde un único punto.
Qué es el control horario de trabajadores y qué exige la ley
El control horario de trabajadores es el registro diario de la hora de inicio y fin de jornada de cada empleado. No es opcional: está regulado por el Estatuto de los Trabajadores.
Lo que la ley exige, de forma concreta:
- Registro diario con hora exacta de entrada y salida.
- Conservación de los registros durante 4 años.
- Disponibilidad para el trabajador, su representación legal y la Inspección de Trabajo.
- Sistema digital, inalterable y con acceso remoto para la ITSS — obligatorio para todas las empresas desde la ley de 2026.
Lo que no dice la ley es con qué tecnología tienes que hacerlo. Tarjeta, huella, reconocimiento facial, código PIN — cualquier sistema vale, siempre que cumpla los requisitos de fiabilidad y trazabilidad.
Por qué un sistema físico instalado y no solo una app
Las apps de control horario están bien para equipos de oficina que trabajan con el móvil encima. Para muchas empresas, no son la solución más práctica.
Considera un sistema físico instalado si tu empresa tiene alguna de estas situaciones:
- Trabajadores sin smartphone o que no llevan el móvil al puesto.
- Entornos industriales donde el fichaje debe ser automático al entrar.
- Varios turnos con muchos empleados entrando y saliendo en poco tiempo.
- Control de accesos simultáneo: quieres que el registro de jornada y el control de quién entra a cada zona sean el mismo sistema.
- Zonas restringidas donde necesitas saber no solo cuándo llegó alguien, sino a qué área accedió y cuándo.
En estos casos, un terminal físico de control horario — integrado con tu sistema de accesos — es más fiable, más rápido y más fácil de auditar que cualquier app.
Métodos de fichaje físico para empresas
Terminal con tarjeta o mando de proximidad
El empleado ficha pasando su tarjeta por un lector. Rápido, sin contacto, funciona con guantes o en condiciones de trabajo duras. Es el sistema más extendido en industria y logística.
Se puede combinar con control de acceso por zonas: la misma tarjeta que ficha la entrada general también gestiona el acceso a almacenes, salas de servidores o zonas de producción.
Lector biométrico
Sin tarjetas que olvidar ni perder. El trabajador ficha con la huella o la cara.
Ventaja principal: elimina el «fichaje por otro», que es uno de los problemas más frecuentes en centros de trabajo con muchos empleados.
Importante: los datos biométricos tienen una consideración especial bajo el RGPD. Antes de implantar un sistema de huella o reconocimiento facial, es necesario realizar un análisis de impacto y contar con la base legal adecuada. Nuestro equipo puede asesorarte en este punto.
Terminal con PIN o código personal
Opción económica para entornos con baja rotación y pocos empleados. Cada trabajador tiene un código único. Menos robusto frente al buddy punching, pero válido legalmente.
Integración con sistema de control de accesos
La opción más completa para empresas con necesidades de seguridad. Un único sistema gestiona:
- El registro de jornada (quién fichó y cuándo).
- El control de qué zonas puede acceder cada empleado.
- Las alarmas si alguien accede fuera de su horario habitual.
- Los informes de presencia en tiempo real.
Grup Digittecnic instala y configura este tipo de soluciones integradas para empresas de todos los tamaños, desde una oficina de 10 personas hasta instalaciones industriales con cientos de trabajadores en varios turnos.
Qué necesita tu sistema de control horario para cumplir la ley vigente
La normativa de 2026 ya está en vigor. Los requisitos técnicos son estos:
| Requisito | Descripción |
|---|---|
| Inalterabilidad | Los registros no pueden modificarse una vez guardados |
| Trazabilidad | Cada fichaje debe quedar vinculado a un trabajador identificado |
| Acceso remoto para la ITSS | La Inspección de Trabajo debe poder consultar los datos |
| Disponibilidad para el trabajador | Cada empleado debe poder consultar sus propios registros |
| Conservación 4 años | Los datos deben almacenarse y estar disponibles ese tiempo mínimo |
Los sistemas que instalamos cumplen todos estos requisitos. Si ya tienes un sistema en funcionamiento y no estás seguro de si pasa el filtro, solicita una revisión gratuita.
Sanciones por incumplimiento: lo que está en juego
La Inspección de Trabajo impuso en 2024 más de 20 millones de euros en sanciones relacionadas con el tiempo de trabajo. Con la ley de 2026 en vigor, las multas se calculan por cada trabajador afectado:
- Infracción leve: 1.000 – 2.000 € por trabajador
- Infracción grave: 2.001 – 5.000 € por trabajador
- Infracción muy grave: 5.001 – 10.000 € por trabajador
Una empresa con 30 empleados y un sistema de fichaje que no cumpla los requisitos puede enfrentarse a una sanción de hasta 300.000 €. No es un riesgo que valga la pena asumir.
Control horario integrado con seguridad: la solución que instala Grup Digittecnic
Llevamos desde 1981 instalando sistemas de seguridad para empresas en Cataluña. El control de accesos y el control horario siempre han ido de la mano en nuestra manera de trabajar.
Cuando una empresa nos llama para instalar un sistema de control horario, lo primero que hacemos es entender cómo trabaja: turnos, zonas, número de empleados, si hay trabajadores en movilidad, si necesitan gestionar visitas externas.
A partir de ahí, diseñamos una solución a medida que puede incluir:
- Terminales de fichaje (tarjeta, biometría, PIN o combinados).
- Software de gestión con informes de presencia, exportes para RRHH e Inspección.
- Integración con control de accesos por zonas si la instalación lo requiere.
- Central receptora de alarmas propia para gestionar incidencias fuera de horario.
- Mantenimiento preventivo y soporte técnico incluido.
No vendemos hardware y te dejamos solo. Instalamos, configuramos, formamos a tu equipo y nos quedamos disponibles.
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Preguntas frecuentes sobre control horario en empresas
¿Es obligatorio el control horario para autónomos con empleados?
Sí. Cualquier empresa con al menos un trabajador por cuenta ajena está obligada a llevar registro de jornada desde 2019, independientemente del tamaño.
¿Puede un trabajador negarse a fichar con huella dactilar?
Sí. Los datos biométricos son datos de categoría especial. Si un trabajador no da su consentimiento, la empresa debe ofrecerle un método de fichaje alternativo.
¿Vale con un Excel o un papel firmado?
No. Con la ley de 2026 en vigor, los sistemas no digitales o que no garanticen inalterabilidad ya no son válidos. Si todavía estás usando papel o Excel, estás fuera de cumplimiento ahora mismo.
¿El sistema de Grup Digittecnic se integra con el software de RRHH de mi empresa?
En la mayoría de los casos, sí. Los datos de fichaje se pueden exportar en formatos compatibles con los principales sistemas de RRHH. Consúltanos si tienes una herramienta específica y verificamos la compatibilidad antes de la instalación.
